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Features im Überblick
(De)Installation | Backend-Login | Newsletter | Newsletter-Archiv | Formular(e) | Autoresponder | Adressverwaltung Gruppenverwaltung | Import | Export | Benutzer- und Rechteverwaltung | Mehrfachkonfiguration | (Rück-)Sichern
Systemvoraussetzungen | Einstellungen
Das Programm liegt auf IHREM Webserver bzw. Webspace (kein Webdienst in der Cloud), d.h. SIE haben die volle Kontrolle über die Daten und prozedualen Vorgänge!
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 Installation + Deinstallation
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- Auto-Setup per Installationsdatei (Aufruf <install.php>) für kinderleichte Installation. Sie werden nach den Zugangsdaten für die MySQL-Datenbank gefragt und schon geht´s los mit der Erstellung der MySQL-Tabellen. Dann legen Sie noch einen ersten Benutzer (mit Administratorrechten) an und können sich einloggen.
- Nach dem ersten Login, können Sie die Seite “Erste Schritte” aufrufen, um schnell Fuss zu fassen und loslegen zu können
- Auto-Deinstallation (wäre schade) aus dem Backend. Es werden ALLE betroffenen MySQL-Datenbanktabellen sowie ALLE Dateien gelöscht
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Backend - Login
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- Das Backend wird über einen Webbrowser aufgerufen (Ihr Webspace oder [lokaler] Webserver). Das Login erfolgt für alle Datenbanken (bei Mehrfachkonfiguration) von EINER Web-/Loginseite
- eine Administration oder ein Newsletterversand ist so von jedem Computer mit Internetzugang möglich (z.B. aus dem Urlaub, dem Büro, von zuhause...)
- Das Administrations-Umfeld ist benutzerfreundlich gestaltet und ist einfach zu bedienen (keine Mikroschrift, wie bei vielen Web 2.0-Seiten)
- auf allen Backendseiten finden sich erklärende Hinweise
- Einige Menüpunkte enthalten zusätzlich umfangreiche Hilfeseiten mit weiteren Hinweisen und Beispielen
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Einstellungen
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- Absendername kann vorgegeben werden
- Absender-eMail-Adresse
- Antwort-eMail-Adresse (optional)
- HTML-Newsletter-eMails für Benutzer des Systems grundsätzlich erlauben oder nicht
- HTML-Editor kann aktiviert werden
- eMail-Anlagen in Newsletter-eMails für Benutzer des Systems grundsätzlich erlauben oder nicht
- Autospeichern für Newsletter-Vorlagen möglich (um lange Texte nicht zu verlieren, weil man in gedanken vielleicht “wegklickt”)
- Archiv-Aktivierung/Deaktivierung
- Blätterfunktions-Einstellungen (für Archiv und Adressen)
- Hintergrundbild für das Backend einstellbar
- Banner für Loginseite einstellbar
- Blockversendungsvorgaben für eMail-Abfertigung einstellbar
- externer SMTP-Server kann verwendet werden
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Newsletter (eMails)
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- im Text- oder HTML-Format (die Auswahl kann unter Einstellungen deaktiviert werden, dann sind nur noch Text-eMails für Benutzer möglich)
- es werden beide eMail-Formate gesondert (für sich) gespeichert, d.h. kein Umschalten von HTML in Text (oder umgekehrt), was zu unerwünschten Effekten (z.B. html-Code in Textmails) führen würde
- Das Nur-Text-eMail-Feld oder HTML-eMail-Feld kann ausgeblendet werden, wenn nicht verwendet
- HTML-eMails: Integrierter WYSIWYG (What You See Is What You Get)-Editor kann optional aktiviert werden
- Abonnent wird namentlich (persönlich) mit gespeichertem Namen angesprochen (einfach Platzhalter an der gewünschten Stelle einfügen)
- Freie Wahl der Absender- und Antwort-eMail-Adresse
- Newsletter kann an eine oder mehrere Gruppe(n) oder an alle Gruppen gleichzeitig versendet werden
- Anlagen (Anhang) können mitgesendet werden, wenn unter Einstellungen aktiviert
- Anlagen-Upload-Funktion: Dateianlagen können so mehrfach verwendet werden, ohne jedes mal erneut hochgeladen zu werden
- Bild-Upload-Funktion für Bilder zur Verwendung in den Newsletter-eMails
- Newsletter-Vorschau-Funktion
- Gelesen-Statistik (anonymes Tracking) kann aktiviert werden - neu seit Version 3.5.9.1
- Kontrollmöglichkeit durch Newsletter-Testversand (an statische Gruppe Testempfänger), auch an mehrere eMail-Adressen möglich
- Autospeicher-Funktion beim Schreiben (optional): der Text wird in regelmässigen Abständen (Intervall von 1-9 Minuten einstellbar) automatisch gespeichert
- Mitglieder der Gruppe Testempfänger werden in den Newsletter-Versand immer mit einbezogen, unabhängig von der ausgewählten Empfänger-Gruppe. So ist eine weitere Kontrollmöglichkeit über den erfolgten Versand gegeben
- Newsletterversand kann in Blöcken erfolgen, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten (falls der Mail-Server sonst in die Knie geht)
- Text aus archivierten Newslettern kann in einen neuen Newsletter geladen werden. So ist es möglich, Entwürfe zu schaffen, die immer wieder verwendet werden können
- Es kann neben der PHP-Mail-Funktion auch ein externer Mailserver verwendet werden
- keine sichtbaren Copyright-Hinweise in der Newsletter-eMail
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Newsletter-Archiv
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- Newsletter-Archivierungsmöglichkeit kann grundsätzlich und für jeden einzelnen separat Newsletter aktiviert werden
- Übersichtsseite aller archivierter Newsletter: die Anzahl der angezeigten archivierten Newsletter auf einer Seite kann eingestellt werden (bei mehr Einträgen, wird eine Blätterfunktion eingeblendet). Per Link können einzelne Newsletter (siehe nächsten Punkt) aufgerufen werden
- Einzelansicht jedes archivierten Newsletters
- Im Archiv wird gespeichert und ausgegeben:
- das Datum und die Uhrzeit des Versands
- der eMail-Betreff
- die Versand-Gruppe(n)
- die Anzahl der Empfänger
- die Empfänger-eMail-Adressen
- der erstellende Benutzer
- der eMail-Text
- sofern Anlagen mitgeschickt wurden, deren Dateiame und Endung angezeigt
- wie oft der Newsletter gelesen wurde (nur HTML-Newsletter) - neu seit Version 3.5.9.1
- Hinweis:
Sie können Abonnenten einen Zugang zum Newsletter-Archiv über das Backend verschaffen, indem Sie in der Benutzerverwaltung (siehe weiter unten) lediglich die Berechtigung für das Archiv vergeben (archivierte Newsletter können nur angesehen werden- ausschliesslich Administratoren dürfen löschen). Dabei können Sie die Gruppe vorgeben, d.h. der Benutzer kann nur in archivierte Newsletter dieser (seiner) Gruppe Einblick nehmen
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Formular(e)
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- Formular(e) für An-/Abmeldung auf der Website
des Newsletter-Betreibers
- es kann das Kombinations-Formular verwendet (siehe Screenshot rechts) oder ein separates Anmelde- wie Abmeldeformular (neu seit 3.5.9.3) eingebunden werden
- Prüfung der eMail-Adresse auf Gültigkeit* (Syntax)
- Prüfung des Name-Felds auf gültige Zeichen*
(*es kann so kein Code eingeschleust werden)
- Prüfung des optionalen Strassen-Feld auf Zeichengültigkeit (auch als Pflichtfeld möglich)
- Prüfung des optionalen Ort-Feld auf Zeichengültigkeit (auch als Pflichtfeld möglich)
- Erfolgs- und Fehlermeldungen auf gleicher Seite
- Captcha-Sicherheitscode kann optional abgefragt werden (um sich vor Spameinträgen zu schützen)
- Formular über Backend (ohne Programmierkenntnisse) anpassbar:
- Feldbezeichnungen und Länge
- Schriftart und -Grösse
- Schriftfarbe der Formularfelder und der Fehler- bzw. Erfolgsmeldungen
- Hintergrundfarbe (ansonsten transparent!)
- Farbe der Inputfelder
- Rahmenfarbe und -Stärke der Inputfelder
- Captcha-Bildfarben
- Button-Schriftart, -Farben, -Grösse, Rahmenstärke
- Meldungen können optional überhalb oder unterhalb des Formulars eingeblendet werden
- Alle Fehler- bzw. Erfolgsmeldungen können selbst formuliert werden. Dabei kann zur persönlichen Ansprache der Platzhalter (Variable) für den Namen und email-Adresse eingefügt werden
- bei Gruppenbildung kann bestimmt werden, welche Gruppen per Drop-Down-Auswahlmenü zur Wahl stehen (bei nur einer öffentlichen Gruppe wird das Auswahlfeld automatisch ausgeblendet)
- Sperrfunktion (Blacklist) für unerwünschte eMail-Adressen (Anmeldung dann nicht möglich)
- Formular kann (vorübergehend oder gänzlich) deaktiviert werden, wenn keine Anmeldung von aussen möglich sein soll
(z.B. bei Änderungen von Autoresponder-Texten oder Umzug
des Programms)
- nach Anmeldung, erhält der Abonnent eine Begrüssungs-eMail (siehe Autoresponder) im Confirmed-Opt-In-Verfahren bzw. eine eMail mit Bestätigungslink im Double-Opt-In-Verfahren (siehe Autoresponder)
- nach Abmeldung, erhält der Abonnent eine Abschieds-eMail (siehe Autoresponder)
- der Newsletter-Betreiber kann sich optional von einer An-/Abmeldung per eMail informieren lassen (siehe Autoresponder)
- keine sichtbaren Copyright-Hinweise in den Formularen
- bei der Verwendung mehrerer Konfigurationen (siehe Mehrfachkonfiguration), ist für jede Konfiguration ein unabhängig gestaltbares Formular vorhanden
- das Formular kann per Inline-Frame (iFrame) in einer HTML/PHP-Seite oder der PHP-Code direkt in einer PHP-Seite eingebunden werden. Detaillierte Anweisungen sind im Programmpaket enthalten.
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Autoresponder - Registrierung
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- es kann zwischen Confirmed-Opt-In und Double-Opt-In-Verfahren gewählt werden
- VORSCHAU-Funktion (so müssen Sie bei einer Änderung der eMail-Texte oder des Modus nicht jedes mal eine Registrierung durchspielen)
- Begrüssungs-eMail (Confirmed-Opt-In) mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- eMail mit Bestätigungslink (Double-Opt-In) mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe UND Bestätigungslink verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- Double-Opt-In-Verfahren:
- eMail-Bestätigungslink kann optional auf https-Seite (verschlüsselte Übertragung) führen, sonst http
- es kann optional auf eine selbst “gestrickte” Erfolgs- oder Fehler-Error-Seite geleitet werden
- Abschieds-eMail mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- Optionale eMail-Benachrichtigung an den Admin bei An-/Abmeldung
- Admin-Benachrichtigungs eMails mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- zur Sicherheit wird die IP-Adresse des Anmelders mit Datum und Uhrzeit gespeichert, um in Missbrauchsfällen etwas in der Hand zu haben. Beim Double-Opt-In-Verfahren erfolgt bereits eine erste Speicherung bei Anmeldung und eine zweite Speicherung bei Registrierung über den zugesendeten eMail-Bestätigungslink (die erste Speicherung wird dann gelöscht, weil der Datensatz nicht mehr gebraucht wird)
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Adress-Verwaltung
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- Suchfunktion für die Spalten-eMail-Adresse und Name
- Anzeige Selbstanmelder (Formular) mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse
- Ansicht kann auf eine Gruppe eingeschränkt werden
- einzelne eMail-Adressen können für den Newsletter-Versand gesperrt werden
- Sortierfunktion nach eMail-Adresse, Name oder Gruppe (jeweils A-Z und Z-A)
- Bearbeitungsfunktion: eMail-Adresse (es erfolgt Syntaxxprüfung) oder Name berichtigen, Gruppenzugehörigkeit ändern, sperren/entsperren, löschen
- Blätterfunktion, wenn mehr als die Anzahl der Adressensätze, die pro Seite gem. den Einstellungen (siehe Einstellungen) angezeigt werden soll, vorhanden
- Eintragung eines einzelnen Datensatzes (eMail-Adresse, Name, Gruppe), es erfolgt eine Prüfung der eMail-Adresse auf Richtigkeit. Leerzeichen werden vor oder nach der eMail-Adresse und Name abgeschnitten
- Link zur weiterführenden Verwaltungsseite, die nicht abgeschlossene Anmeldungen aus dem Double-Opt-In-Verfahren enthält (Potentieller Abonnent hat sich zwar über Formular angemeldet aber den email-Bestätigungslink nicht angeklickt). Es wird das Datum und Uhrzeit mit IP-Adresse zum Zeitpunkt der Anmeldung sowie die eMail-Adresse und der Name gespeichert. Die Einträge können gelöscht werden oder man fasst persönlich nach.
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Gruppenverwaltung
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- es können bis zu zehn Gruppen oder Kategorien pro Konfiguration (siehe Mehrfachkonfiguration) angelegt oder wieder gelöscht werden. Pro Installation/Lizenz sind somit bis zu 50 Gruppen möglich.
- Gruppen können für die Anzeige im Formular ausgewählt werden (sonst interne Gruppe)
- über die vorgegebene statische Gruppe Testempfänger kann ein Newsletter getestet werden. Ferner sind Mitglieder dieser Gruppe immer Empfänger - unabhängig von den ausgewählten Versandgruppen
- Versand ist möglich an eine Gruppe, mehrere Gruppen oder an alle Gruppen auf einen Schlag
- in Verbindung mit der Sperrmöglichkeit einzelner Empfänger in der Adressverwaltung können so präzise, detaillierte Empfängerlisten erstellt werden
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Import
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- Es können viele Datensätze (auch Tausende) per Textdatei (.txt oder .csv) auf einen Schlag importiert werden. Es kann dabei nur die eMail-Adresse oder eMail-Adresse mit Name oder mit Name und Gruppe angegeben werden
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Export
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- Es können die Datensätze einer bestimmten Gruppe oder von allen Gruppen in eine CSV-Textdatei exportiert werden. Diese kann beispielsweise mit Excel geöffnet werden (es finden sich dort eMail-Adresse, Name und Gruppe nach Spalten getrennt wieder)
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Benutzer- und Rechteverwaltung
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- Es steht eine umfangreiche Benutzer- und Rechteverwaltung zur Verfügung, sprich es handelt sich um ein Mehrbenutzersystem
- Es können folgende Berechtigungen einzeln vergeben werden:
- Admin-Rechte (alle Rechte einschl. Benutzer- und Datenbankverwaltung, Löschung archivierter NL)
- Datenbankzuordnung für Benutzer ohne Adminrechte (nur bei Mehrfachkonfiguration relevant)
- Newsletter erstellen und schreiben/versenden
- Newsletter-Archiv einsehen (kann nichts löschen)
--> bestimmte Gruppe kann vorgegeben werden. So können auch Accounts für Abonnenten vergeben werden, die nur in das Archiv ihrer Gruppe Einblick nehmen dürfen
- Adressen verwalten
- Gruppen verwalten
- Datensätze importieren/exportieren
- Formular-Einstellungen
- Autoresponder-Einstellungen
- Blacklist (gesperrte email-Adressen für die Anmeldung über Formular)
- Einstellungen
- Passwort ändern
- Startseite (Anzeige der dortigen Übersichtsthemen sind abhängig von den Berechtigungen)
- In Verbindung mit der Mehrfachkonfiguration (Datenbankverwaltung) ist die Benutzerverwaltung ein mächtiges Instrument, denn es können sehr komplexe Berechtigungs-Strukturen erstellt werden
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Mehrfach-Konfiguration (ein echter Mehrwert)
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- Der Clou: Alle oben aufgeführten Dinge können mit EINER Lizenz bis zu fünf mal für sich
 alleinstehend konfiguriert und über EIN Backend administriert werden (auch Multiuser)
- D.h. Administratoren können weitere MySQL-Datenbanktabellen über die integrierte Installationsseite im Backend in der gleichen oder in einer anderen Datenbank erstellen und dort auch wieder löschen
- Administratoren können zwischen den Datenbanken hin und her wechseln
- Benutzer - ohne Administratorberechtigung - werden einer bestimmten Datenbank zugeordnet, in welche sie, nach dem Login, automatisch geleitet werden (siehe Benutzerverwaltung)
- Jede (Newsletter-System)Konfiguration enthält ein eigenes An-/Abmelde-Formular für die Website. So kann man z.B. auch einen mehrsprachigen Newsletter anbieten (z.B. erstes Formular in deutsch, zweites Formular in englisch, drittes Formular in französisch, viertes Formular in spanisch und fünftes Formular in chinesisch)
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Sichern und Wiederherstellen (neu seit Version 3.5.9)
Alle Daten werden in einer oder mehrerer MySQL-Datenbanken gespeichert und sind somit losgelöst vom Programm und können aus dem Backend heraus gesichert und wiederhergestellt werden, d.h. ein Umzug der Datenbank und/oder der PHP-Script-Dateien in ein anderes Verzeichnis oder andere Domain ist so problemlos möglich!
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Update-Check (neu seit Version 3.5.9)
- prüft das Programm auf Aktualisierungen
- kann eine Upgrade-Version (inkl. Datenbank-Update-Script!) heruntergeladen werden. Diese ermöglicht die Aktualisierung einer bestehenden Newsletter-Installation
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Systemvoraussetzungen
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- Domain oder Subdomain auf Server-Betriebssystem oder entsprechendem Webspace (Webhoster), am besten Linux mit Apache-Webserver aber auch Windows-Server mit SMTP-Anbindung
- Unterstützung von PHP Version 4.x oder besser 5.x
- MySQL-Datenbank 4.x oder besser 5.x
- eMail-Versand-Möglichkeit über PHP-Funktion oder externen SMTP-Mailserver
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