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Features im Überblick
Installation | Backend-Login | Newsletter | Newsletter-Archiv | Formular(e) | Autoresponder | Adressverwaltung Gruppenverwaltung | Import | Export | Benutzer- und Rechteverwaltung | Mehrfachkonfiguration | Systemvoraus.
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 Installation
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- Auto-Setup per Installationsdatei (Aufruf <install.php>) für kinderleichte Installation. Sie werden nach den Zugangsdaten für die MySQL-Datenbank gefragt und schon geht´s los mit der Erstellung der MySQL-Tabellen. Dann legen Sie noch einen ersten Benutzer (mit Administratorrechten) an und können sich einloggen.
- Nach dem ersten Login, können Sie die Seite “Erste Schritte” aufrufen, um schnell Fuss zu fassen und loslegen zu können
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Backend - Login
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- Das Backend wird über einen Webbrowser aufgerufen (Ihr Webspace oder [lokaler] Webserver). Das Login erfolgt für alle Datenbanken (bei Mehrfachkonfiguration) von EINER Web-/Loginseite
- eine Administration oder ein Newsletterversand ist so von jedem Computer mit Internetzugang möglich (z.B. aus dem Urlaub, dem Büro, von zuhause...)
- Das Administrations-Umfeld ist benutzerfreundlich gestaltet und ist einfach zu bedienen (keine Mikroschrift, wie bei vielen Web 2.0-Seiten)
- auf allen Backendseiten finden sich erklärende Hinweise
- Einige Menüpunkte enthalten zusätzlich umfangreiche Hilfeseiten mit weiteren Hinweisen und Beispielen
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Newsletter (eMails)
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- im Text- oder HTML-Format (die Auswahl kann unter Einstellungen deaktiviert werden, dann sind nur noch Text-eMails für Benutzer möglich)
- es werden beide eMail-Formate gesondert (für sich) gespeichert, d.h. kein Umschalten von HTML in Text (oder umgekehrt), was zu unerwünschten Effekten (z.B. html-Code in Textmails) führen würde
- Das Nur-Text-eMail-Feld oder HTML-eMail-Feld kann ausgeblendet werden, wenn nicht verwendet
- HTML-eMails: Integrierter WYSIWYG (What You See Is What You Get)-Editor kann optional aktiviert werden
- Abonnent wird namentlich (persönlich) mit gespeichertem Namen angesprochen (einfach Platzhalter an der gewünschten Stelle einfügen)
- Freie Wahl der Absender- und Antwort-eMail-Adresse
- Newsletter kann an eine oder mehrere Gruppe(n) oder an alle Gruppen gleichzeitig versendet werden
- Anlagen (Anhang) können mitgesendet werden, wenn unter Einstellungen aktiviert
- Anlagen-Upload-Funktion: Dateianlagen können so mehrfach verwendet werden, ohne jedes mal erneut hochgeladen zu werden
- Bild-Upload-Funktion für Bilder zur Verwendung in den Newsletter-eMails
- Newsletter-Vorschau-Funktion
- Kontrollmöglichkeit durch Newsletter-Testversand (an statische Gruppe Testempfänger), auch an mehrere eMail-Adressen möglich
- Autospeicher-Funktion beim Schreiben (optional): der Text wird in regelmässigen Abständen (Intervall von 1-9 Minuten einstellbar) automatisch gespeichert
- Mitglieder der Gruppe Testempfänger werden in den Newsletter-Versand immer mit einbezogen, unabhängig von der ausgewählten Empfänger-Gruppe. So ist eine weitere Kontrollmöglichkeit über den erfolgten Versand gegeben
- Newsletterversand kann in Blöcken erfolgen, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten (falls der Mail-Server sonst in die Knie geht)
- Text aus archivierten Newslettern kann in einen neuen Newsletter geladen werden. So ist es möglich, Entwürfe zu schaffen, die immer wieder verwendet werden können
- Es kann neben der PHP-Mail-Funktion auch ein externer Mailserver verwendet werden
- keine sichtbaren Copyright-Hinweise in der Newsletter-eMail
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Newsletter-Archiv
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- Newsletter-Archivierungsmöglichkeit kann grundsätzlich und für jeden einzelnen separat Newsletter aktiviert werden
- Übersichtsseite aller archivierter Newsletter: die Anzahl der angezeigten archivierten Newsletter auf einer Seite kann eingestellt werden (bei mehr Einträgen, wird eine Blätterfunktion eingeblendet). Per Link können einzelne Newsletter (siehe nächsten Punkt) aufgerufen werden
- Einzelansicht jedes archivierten Newsletters
- Im Archiv wird gespeichert und ausgegeben:
- das Datum und die Uhrzeit des Versands
- der eMail-Betreff
- die Versand-Gruppe(n)
- die Anzahl der Empfänger
- die Empfänger-eMail-Adressen
- der erstellende Benutzer
- der eMail-Text
- sofern Anlagen mitgeschickt wurden, deren Dateiame und Endung angezeigt
- Hinweis:
Sie können Abonnenten einen Zugang zum Newsletter-Archiv über das Backend verschaffen, indem Sie in der Benutzerverwaltung (siehe weiter unten) lediglich die Berechtigung für das Archiv vergeben (archivierte Newsletter können nur angesehen werden- ausschliesslich Administratoren dürfen löschen). Dabei können Sie die Gruppe vorgeben, d.h. der Benutzer kann nur in archivierte Newsletter dieser (seiner) Gruppe Einblick nehmen
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Formular(e)
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- Formular für An-/Abmeldung auf der Website
des Newsletter-Betreibers
- Prüfung der eMail-Adresse auf Gültigkeit* (Syntax)
- Prüfung des Name-Felds auf gültige Zeichen*
(*es kann so kein Code eingeschleust werden)
- Erfolgs- und Fehlermeldungen auf gleicher Seite
- Captcha-Sicherheitscode kann optional abgefragt werden (um sich vor Spameinträgen zu schützen)
- Formular über Backend (ohne Programmierkenntnisse) anpassbar:
- Feldbezeichnungen und Länge
- Schriftart und Grösse
- Schriftfarbe Formularfelder und Fehler- bzw. Erfolgsmeldungen
- Hintergrundfarbe (ansonsten transparent!)
- Meldungen können optional überhalb oder unterhalb des Formulars eingeblendet werden
- Alle Fehler- bzw. Erfolgsmeldungen können selbst formuliert werden. Dabei kann zur persönlichen Ansprache der Platzhalter (Variable) für den Namen und email-Adresse eingefügt werden
- bei Gruppenbildung kann bestimmt werden, welche Gruppen per Drop-Down-Auswahlmenü zur Wahl stehen (bei nur einer öffentlichen Gruppe wird das Auswahlfeld automatisch ausgeblendet)
- Sperrfunktion (Blacklist) für unerwünschte eMail-Adressen (Anmeldung dann nicht möglich)
- Formular kann (vorübergehend oder gänzlich) deaktiviert werden, wenn keine Anmeldung von aussen möglich sein soll
(z.B. bei Änderungen von Autoresponder-Texten oder Umzug
des Programms)
- nach Anmeldung, erhält der Abonnent eine Begrüssungs-eMail (siehe Autoresponder) im Confirmed-Opt-In-Verfahren bzw. eine eMail mit Bestätigungslink im Double-Opt-In-Verfahren (siehe Autoresponder)
- nach Abmeldung, erhält der Abonnent eine Abschieds-eMail (siehe Autoresponder)
- der Newsletter-Betreiber kann sich optional von einer An-/Abmeldung per eMail informieren lassen (siehe Autoresponder)
- keine sichtbaren Copyright-Hinweise in den Formularen
- bei der Verwendung mehrerer Konfigurationen (siehe Mehrfachkonfiguration), ist für jede Konfiguration ein unabhängig gestaltbares Formular vorhanden
- das Formular kann per Inline-Frame (iFrame) in einer HTML/PHP-Seite oder der PHP-Code direkt in einer PHP-Seite eingebunden werden. Detaillierte Anweisungen sind im Programmpaket enthalten.
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Autoresponder - Registrierung
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- es kann zwischen Confirmed-Opt-In und Double-Opt-In-Verfahren gewählt werden
- Begrüssungs-eMail (Confirmed-Opt-In) mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- eMail mit Bestätigungslink (Double-Opt-In) mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe UND Bestätigungslink verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- Double-Opt-In-Verfahren:
- eMail-Bestätigungslink kann optional auf https-Seite (verschlüsselte Übertragung) führen, sonst http
- es kann optional auf eine selbst “gestrickte” Erfolgs- oder Fehler-Error-Seite geleitet werden
- Abschieds-eMail mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- Optionale eMail-Benachrichtigung an den Admin bei An-/Abmeldung
- Admin-Benachrichtigungs eMails mit frei formuliertem Text in HTML oder Nur-Textmodus. Es können dabei die Variablen (Platzhalter) zum Namen und zur eMail-Adresse sowie zur Gruppe verarbeitet werden (einfach an der gewünschten Stelle einfügen)
- zur Sicherheit wird die IP-Adresse des Anmelders mit Datum und Uhrzeit gespeichert, um in Missbrauchsfällen etwas in der Hand zu haben. Beim Double-Opt-In-Verfahren erfolgt bereits eine erste Speicherung bei Anmeldung und eine zweite Speicherung bei Registrierung über den zugesendeten eMail-Bestätigungslink (die erste Speicherung wird dann gelöscht, weil der Datensatz nicht mehr gebraucht wird)
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Adress-Verwaltung
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- Suchfunktion für die Spalten-eMail-Adresse und Name
- Anzeige Selbstanmelder (Formular) mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse
- Ansicht kann auf eine Gruppe eingeschränkt werden
- einzelne eMail-Adressen können für den Newsletter-Versand gesperrt werden
- Sortierfunktion nach eMail-Adresse, Name oder Gruppe (jeweils A-Z und Z-A)
- Bearbeitungsfunktion: eMail-Adresse (es erfolgt Syntaxxprüfung) oder Name berichtigen, Gruppenzugehörigkeit ändern, sperren/entsperren, löschen
- Blätterfunktion, wenn mehr als die Anzahl der Adressensätze, die pro Seite gem. den Einstellungen (siehe Einstellungen) angezeigt werden soll, vorhanden
- Eintragung eines einzelnen Datensatzes (eMail-Adresse, Name, Gruppe), es erfolgt eine Prüfung der eMail-Adresse auf Richtigkeit. Leerzeichen werden vor oder nach der eMail-Adresse und Name abgeschnitten
- Link zur weiterführenden Verwaltungsseite, die nicht abgeschlossene Anmeldungen aus dem Double-Opt-In-Verfahren enthält (Potentieller Abonnent hat sich zwar über Formular angemeldet aber den email-Bestätigungslink nicht angeklickt). Es wird das Datum und Uhrzeit mit IP-Adresse zum Zeitpunkt der Anmeldung sowie die eMail-Adresse und der Name gespeichert. Die Einträge können gelöscht werden oder man fasst persönlich nach.
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Gruppenverwaltung
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- es können bis zu zehn Gruppen oder Kategorien pro Konfiguration (siehe Mehrfachkonfiguration) angelegt oder wieder gelöscht werden. Pro Installation/Lizenz sind somit bis zu 50 Gruppen möglich.
- Gruppen können für die Anzeige im Formular ausgewählt werden (sonst interne Gruppe)
- über die vorgegebene statische Gruppe Testempfänger kann ein Newsletter getestet werden. Ferner sind Mitglieder dieser Gruppe immer Empfänger - unabhängig von den ausgewählten Versandgruppen
- Versand ist möglich an eine Gruppe, mehrere Gruppen oder an alle Gruppen auf einen Schlag
- in Verbindung mit der Sperrmöglichkeit einzelner Empfänger in der Adressverwaltung können so präzise, detaillierte Empfängerlisten erstellt werden
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Import
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- Es können viele Datensätze (auch Tausende) per Textdatei (.txt oder .csv) auf einen Schlag importiert werden. Es kann dabei nur die eMail-Adresse oder eMail-Adresse mit Name oder mit Name und Gruppe angegeben werden
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Export
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- Es können die Datensätze einer bestimmten Gruppe oder von allen Gruppen in eine CSV-Textdatei exportiert werden. Diese kann beispielsweise mit Excel geöffnet werden (es finden sich dort eMail-Adresse, Name und Gruppe nach Spalten getrennt wieder)
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Benutzer- und Rechteverwaltung
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- Es steht eine umfangreiche Benutzer- und Rechteverwaltung zur Verfügung, sprich es handelt sich um ein Mehrbenutzersystem
- Es können folgende Berechtigungen einzeln vergeben werden:
- Admin-Rechte (alle Rechte einschl. Benutzer- und Datenbankverwaltung, Löschung archivierter NL)
- Datenbankzuordnung für Benutzer ohne Adminrechte (nur bei Mehrfachkonfiguration relevant)
- Newsletter erstellen und schreiben/versenden
- Newsletter-Archiv einsehen (kann nichts löschen)
--> bestimmte Gruppe kann vorgegeben werden. So können auch Accounts für Abonnenten vergeben werden, die nur in das Archiv ihrer Gruppe Einblick nehmen dürfen
- Adressen verwalten
- Gruppen verwalten
- Datensätze importieren/exportieren
- Formular-Einstellungen
- Autoresponder-Einstellungen
- Blacklist (gesperrte email-Adressen für die Anmeldung über Formular)
- Einstellungen
- Passwort ändern
- Startseite (Anzeige der dortigen Übersichtsthemen sind abhängig von den Berechtigungen)
- In Verbindung mit der Mehrfachkonfiguration (Datenbankverwaltung) ist die Benutzerverwaltung ein mächtiges Instrument, denn es können sehr komplexe Berechtigungs-Strukturen erstellt werden
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Mehrfach-Konfiguration (ein echter Mehrwert)
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- Der Clou kommt zuletzt: Alle oben aufgeführten Dinge können mit EINER Lizenz bis zu fünf mal für sich
 alleinstehend konfiguriert und über EIN Backend administriert werden (auch Multiuser)
- D.h. Administratoren können weitere MySQL-Datenbanktabellen über die integrierte Installationsseite im Backend in der gleichen oder in einer anderen Datenbank erstellen und dort auch wieder löschen
- Administratoren können zwischen den Datenbanken hin und her wechseln
- Benutzer - ohne Administratorberechtigung - werden einer bestimmten Datenbank zugeordnet, in welche sie, nach dem Login, automatisch geleitet werden (siehe Benutzerverwaltung)
- Jede (Newsletter-System)Konfiguration enthält ein eigenes An-/Abmelde-Formular für die Website
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Alle Daten werden in einer oder mehrerer MySQL-Datenbanken gespeichert und sind somit losgelöst vom Programm, d.h. ein Umzug der PHP-Script-Dateien in ein anderes Verzeichnis oder andere Domain ist so problemlos möglich!
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Systemvoraussetzungen
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- Domain oder Subdomain auf Server-Betriebssystem oder entsprechendem Webspace (Webhoster), am besten Linux mit Apache-Webserver aber auch Windows-Server mit SMTP-Anbindung
- Unterstützung von PHP Version 4.x oder besser 5.x
- MySQL-Datenbank 4.x oder besser 5.x
- eMail-Versand-Möglichkeit über PHP-Funktion oder externen SMTP-Mailserver
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